Виконавчі органи
районної у місті ради

... усі фото

Рішення №210

 

У К Р А Ї Н А

 КІРОВСЬКА РАЙОННА У МІСТІ КІРОВОГРАДІ РАДА

ДВАДЦЯТЬ ДЕВЯТА  СЕСІЯ ШОСТОГО СКЛИКАННЯ

 

  

 

від „05” червня  2014 року                                                     № 210

 

Про затвердження Положення
про загальний відділ виконавчого
комітету Кіровської районної у
м. Кіровограді ради 

         Керуючись статтями 54, 59 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні″,  враховуючи рішення районної у місті ради від 4 лютого 2014 року № 200 «Про внесення змін до  структури   та   загальної   чисельності   апарату   Кіровської   районної   у м. Кіровограді ради та її виконавчого комітету, виконавчих органів Кіровської районної у м. Кіровограді ради», районна у місті рада 

В И Р І Ш И Л А: 

         Затвердити  Положення  про  загальний відділ виконавчого комітету   Кіровської  районної  у м. Кіровограді ради (додається). 

 

 

Голова районної у місті ради                                                              С. Горбовський  

 

                                                                       

                                                                       ЗАТВЕРДЖЕНО

 Рішення Кіровської районної

 у м. Кіровограді ради

                                                                       „05” червня  2014 року

                                                                                                        №210

 

 

ПОЛОЖЕННЯ
про
загальний відділ виконавчого комітету  

Кіровської районної у м. Кіровограді ради

 

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

            1. Загальний відділ виконавчого комітету  Кіровської районної у                       м. Кіровограді ради (далі — відділ) є виконавчим   органом районної у місті ради, підзвітний   та підконтрольний районній у місті раді та її виконавчому комітету.

2. Відділ утворюється  відповідно до чинного законодавства.

3. Положення про відділ  та загальна чисельність його працівників затверджується рішенням районної у місті ради за поданням голови районної у місті ради.

4. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України,  Кабінету Міністрів України та Верховної Ради України, рішеннями Кіровоградської міської ради та її виконавчого комітету,  рішеннями районної у місті ради та  її виконавчого комітету, розпорядженнями голови районної у місті ради,  цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.

         5. Посадові особи відділу  призначаються на посади і звільняються з посад розпорядженням голови районної у місті ради у встановленому законодавством порядку.

         6. Відділ має круглу печатку („Для документів”) та штампи.

 

ІІ. ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ 

1. Завдання відділу 

1.1. Встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення, або передачі до архіву  відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кіровської районної у м.Кіровограді ради, Регламенту виконавчих органів Кіровської районної у м.Кіровограді ради.

1.2. Здійснення організаційно-методичного керівництва роботою з документами у виконавчих органах районної у місті ради.

1.3. Забезпечення функціонування системи службового діловодства у виконавчих органах районної у місті ради.

         1.4. Здійснення контролю за дотриманням строків, установлених для виконання нормативно-правових актів та організаційно-розпорядчих документів.

         1.5. Забезпечення організаційно-технічної підготовки засідань виконавчого комітету районної у місті ради.

         1.6. Ведення, організація і зберігання  архівних документів, пов’язаних з діяльністю  виконавчого комітету районної у місті ради, та інших документів, що нагромадилися за час діяльності районної у місті ради та її виконавчих органів.

         1.7. Організація документообігу та контролю за своєчасним розглядом усних та письмових заяв, скарг та пропозицій громадян виконавчими органами   районної у місті ради згідно з чинним законодавством. 

2. Функції відділу 

2.1. Організація та здійснення в установленому чинним законодавством порядку ведення діловодства у виконавчих органах районної у місті ради.

2.2. Здійснення прийому, попереднього розгляду, реєстрації, обліку, передачі за призначенням, зберігання, пошуку документів, що надходять  до виконавчого комітету районної у місті ради  або створюються в ньому, видача інформації стосовно їх проходження у виконавчих органах районної у місті ради.

2.3. Здійснення контролю за своєчасним виконанням виконавчими органами районної у місті ради  актів  Президента України,  Кабінету Міністрів України та Верховної Ради України, розпоряджень і доручень голови Кіровоградської обласної державної адміністрації та міського голови м.Кіровограда,  рішень Кіровоградської міської ради та її виконавчого комітету. 

2.4. Формування та ведення реєстру контрольного стану виконання рішень виконавчого комітету районної у місті ради, розпоряджень голови районної у місті ради, документів з контрольним терміном виконання.

2.5. Підготовка і систематичне надання виконавчим органам районної у місті ради попереджувальних інформаційних матеріалів щодо термінів виконання документів.

2.6. Внесення пропозицій щодо зняття з контролю чи продовження термінів виконання документів, надання пропозицій голові районної у місті ради щодо притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.

2.7. Контроль за своєчасним виконанням доручень керівництва районної у місті ради працівниками виконавчих органів районної у місті ради.

         2.8. Розроблення Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кіровської районної у м.Кіровограді ради, забезпечення контролю за її виконанням.

2.9.  Редагування текстів рішень виконавчого комітету районної у місті ради та розпоряджень голови районної у місті ради, вихідної кореспонденції за підписом керівництва районної у місті ради, перевірка їх щодо відповідності вимогам Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кіровської районної у м.Кіровограді ради.

2.10. Здійснення реєстрації рішень виконавчого комітету районної у місті ради, розпоряджень голови районної у місті ради та своєчасне доведення їх до посадових осіб, підприємств, установ та організацій згідно з листом розсилки, видання копій, витягів з прийнятих рішень виконавчого комітету районної у місті ради, розпоряджень голови районної у місті ради. 

2.11. Організація та забезпечення проведення засідань виконавчого комітету районної у місті ради:

підготовка проекту порядку денного засідання виконавчого комітету районної у місті ради та подання  його на погодження  голові районної у місті ради,

інформування членів виконавчого комітету районної у місті ради, керівників виконавчих органів районної у місті ради, прокуратури  м.Кіровограда про дату та час проведення засідання виконавчого комітету районної у місті ради, ознайомлення з переліком внесених на розгляд питань,

формування матеріалів для членів виконавчого комітету районної у місті ради і подання їх  для вивчення,

перевірка проектів рішень виконавчого комітету районної у місті ради на відповідність вимогам Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кіровської районної у м.Кіровограді ради, у разі необхідності, повернення їх на доопрацювання,

забезпечення своєчасного оприлюднення на офіційному сайті районної у місті ради проектів рішень виконавчого комітету районної у місті ради, що підлягають обговоренню, не пізніше як за 20 робочих днів до дати їх розгляду та рішень виконавчого комітету районної у місті ради не пізніше як у 5-денний термін після їх прийняття,

забезпечення необхідної кількості копій проектів рішень, які вносяться на розгляд виконавчого комітету районної у місті ради,

ведення і оформлення протоколів засідань виконавчого комітету районної у місті ради, надсилання їх копій до Кіровоградської обласної державної адміністрації  та до прокуратури міста, видання, у разі необхідності, копій, витягів з протоколів засідань, формування електронної бази рішень виконавчого комітету районної у місті ради та здійснення контролю за своєчасним її поновленням і зберіганням. 

2.12. Збирання  пропозицій від виконавчих органів районної у місті ради  щодо  складання   плану роботи виконавчого комітету Кіровської районної у м.Кіровограді ради, підготовка  відповідного проекту   рішення   та подання його на затвердження виконавчим комітетом районної у місті ради.

2.13. Внесення пропозицій до плану роботи виконавчого комітету Кіровської районної у м.Кіровограді ради з питань організації діловодства та контролю, виконання та контроль за виконанням відповідних його розділів. 

2.14. Організація роботи з розгляду звернень громадян:

забезпечення прийому, реєстрації, обліку та контролю за проходженням заяв, пропозицій та скарг громадян,

організація проведення особистих прийомів громадян керівництвом районної у місті ради,

здійснення попередніх бесід з відвідувачами, інформування керівництва районної у місті ради, про зміст звернень громадян, про надходження звернень від пільгових категорій, підготовка необхідних матеріалів для своєчасного та об’єктивного розгляду, запрошення посадових осіб для надання пояснень,

контроль за своєчасним і правильним розглядом та  вирішенням порушених у зверненнях громадян питань, які направлені на розгляд виконавчих органів районної у місті ради,

організація разом з працівниками виконавчих органів районної у місті ради роботи щодо перевірки фактів, викладених у зверненнях громадян, у разі необхідності, з виїздом на місце та перевірка виконання доручень керівників щодо їх усунення,

забезпечення проведення роботи зі зверненнями громадян відповідно до повноважень, визначених міською радою районній у місті раді та її виконавчим органам,

внесення пропозицій щодо зняття з контролю чи продовження термінів розгляду звернень громадян, інформування керівництва районної у місті ради  про факти зволікання, формального ставлення до розгляду пропозицій, заяв та скарг,

забезпечення своєчасного повідомлення заявників про результати розгляду  їхніх пропозицій, заяв та скарг,

забезпечення проведення довідково – інформаційної обробки інформації щодо роботи зі зверненнями громадян, складання звітів та пояснювальних записок за даними по зверненнях громадян,

здійснення контролю за станом роботи з розгляду звернень громадян і організацією особистого прийому у виконавчих органах   районної у місті  ради, підтримання  в актуальному стані стендів та іншої наочної інформації, що стосується звернень громадян,

аналіз, узагальнення звернень громадян та інформування, не рідше одного разу на рік,  виконавчого комітету районної у місті ради про їх характер, кількість та стан розгляду,

підготовка проектів рішень виконавчого комітету районної у місті ради і розпоряджень голови районної у місті ради для покращення організації прийому громадян, розгляду їхніх звернень. 

2.15.Організація і ведення тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності районної у місті ради та її виконавчого комітету:

складення зведеної номенклатури справ виконавчого комітету  районної у   місті ради,                      

організація і проведення роботи експертної комісії при виконавчому комітеті районної у місті ради,

підготовка описів справ постійного, тривалого зберігання,  кадрових питань (особового складу),

здійснення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають передачі в архівний відділ Кіровоградської міської ради,

оформлення закінчених діловодством документів для передачі в архівний відділ Кіровоградської міської ради. 

2.16. Підготовка проектів рішень районної у місті ради, її виконавчого комітету, розпоряджень голови районної у місті ради, що належать до компетенції відділу.

2.17. Забезпечення виготовлення, зберігання та видачі бланків  рішень виконавчого комітету районної у місті ради, розпоряджень голови районної у місті ради та листів, здійснення контролю  за їх своєчасним замовленням та витрачанням.

2.18. Здійснення приймання, реєстрації та відправлення електронних документів.

2.19. Забезпечення доступу до публічної інформації, розгляд, опрацювання, облік, аналізування та здійснення контролю за наданням відповідей на інформаційні запити, що надходять до районної у місті ради та її виконавчих органів.

2.20. Забезпечення схоронності печатки і штампів відділу.

2.21. Перевірка стану організації діловодства  та контролю, роботи з питань звернень громадян у виконавчих органах районної у місті ради.

2.22. Надання   методичної  та практичної допомоги в                  організації     роботи з питань, що належать до компетенції відділу,  організація і    проведення семінарів з працівниками виконавчих органів     районної  у місті ради,    головами   квартальних комітетів району з питань організації та ведення діловодства, роботи зі зверненнями громадян.

2.23. Здійснення організаційного забезпечення і проведення нарад при голові районної у місті ради, апаратних нарад та їх протоколювання.

2.24. Забезпечення зберігання службової кореспонденції та  документів, які пройшли відповідну реєстрацію.

     2.25. Забезпечення доступу до публічної інформації відділу, що була отримана або створена в процесі виконання повноважень, або яка знаходиться у володінні відділу, та дотримання вимог Закону України „Про доступ до публічної інформації”.

2.26. Надання  посадовим особам виконавчих органів районної у місті ради документів, довідок та інших матеріалів, необхідних для виконання покладених на них завдань.

   2.27. Виконання інших повноважень, пов’язаних з діяльністю районної у місті ради та її виконавчих органів. 

ІІІ. ПРАВА ВІДДІЛУ 

         1. Одержання у встановленому порядку інформації, документів та інших матеріалів, необхідних для виконання покладених на відділ завдань і функцій, від органів місцевого самоврядування, органів виконавчої влади, їх посадових осіб, підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності.

2. Перевірка виконавчих органів районної у місті ради щодо організації діловодства, дотримання чинного законодавства по розгляду звернень громадян.

3. Повернення виконавчим органам районної у місті ради та вимагання доопрацювання проектів  рішень виконавчого комітету районної у місті ради, розпоряджень голови районної у місті ради, листів, оформлених з порушенням Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кіровської районної у м.Кіровограді ради.

         4. Внесення на розгляд керівництва районної у місті ради проектів рішень районної у місті ради та її виконавчого комітету, розпоряджень голови районної у місті ради з питань, що належать до компетенції відділу.

         5. Участь у роботі сесій районної у місті ради, засіданнях виконавчого комітету районної у місті ради, нарадах, семінарах.

 6. Проведення особистого прийому громадян з питань, що належать до компетенції відділу, вжиття заходів щодо своєчасного розгляду їхніх заяв, скарг і пропозицій. 

ІV. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДДІЛУ 

1. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту виконавчих органів Кіровської районної у м. Кіровограді ради, Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кіровської районної у                              м. Кіровограді ради, інших нормативно-правових та розпорядчих актів.

2. Відділ  очолює завідувач відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади відповідно до розпорядження голови районної у місті ради у встановленому законодавством порядку.

3. Штатний розпис та посадові інструкції працівників відділу  затверджуються головою районної у місті ради.

4. Робота  відділу планується за перспективними  (піврічними) планами.

5. Працівники відділу  безпосередньо підпорядковані завідувачу загального відділу виконкому районної у місті ради (далі – завідувач відділу), йому підконтрольні та підзвітні.

6. Завідувач відділу:

6.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та функцій, доручень керівництва районної у місті ради.

6.2. Надає в межах своїх повноважень доручення, завдання посадовим особам і працівникам відділу та контролює стан їх виконання.

6.3. Розробляє Положення про відділ та посадові інструкції працівників відділу.

6.4. Готує проекти рішень районної у місті ради, її виконавчого комітету, розпоряджень голови районної у місті ради, що стосуються повноважень відділу.

6.5. Контролює стан виконання документів, що надходять до відділу, отриманих доручень від керівництва районної у місті ради.

6.6. Вносить керуючому справами виконавчого комітету районної у місті ради пропозиції щодо матеріального заохочення та дисциплінарної відповідальності працівників відділу, враховуючи при цьому всі об’єктивні  фактори персонально по кожному.

6.7. Створює умови для систематичного підвищення кваліфікації, контролює стан трудової та виконавчої дисципліни працівників відділу.

6.8. Вносить пропозиції керівництву районної у місті ради щодо вдосконалення роботи відділу.

6.9. Здійснює інші функції відповідно до рішень районної у місті ради та її виконавчого комітету, розпоряджень голови районної у місті ради, цього Положення. 

7. Завідувач відділу безпосередньо підпорядковується керуючому справами виконавчого комітету районної у місті ради, йому підконтрольний і підзвітний.

8. На час відсутності завідувача відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст відділу або посадова особа, визначена розпорядженням голови районної у місті ради. 

V. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ 

1. Припинення діяльності відділу здійснюється відповідно до чинного законодавства на підставі рішення районної у місті ради.

2. Утримання відділу здійснюється за рахунок коштів районного у місті бюджету.

 

                                                            __________________________

 

 

2011 © Кіровська районна у м.Кіровограді рада